| 一、集團電話簡介 |
| 集團電話是我們辦公中常用的電話通訊管理手段的一種。使電話管理者可集團性管理外線來電與內線呼出。 集團電話設備一般由外線與分機構成。外線指接入集團電話中的外線總數。分機是您為您的員工所安排的的電話數量。
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| 接入集團電話中常用外線種類： 1 普通外線：電話局普通局用線。 2 普通中繼線：與普通局用線相同，但可自動聯選。 3 ISDN線路：一線通(ISDN)線路。 4 E&M專線：各地電話系統聯網專線。
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| 接入集團電話中常用分機種類： 1 普通分機：可安裝普通分機，家中所安裝電話機可安裝在集團電話中。 2 數字分機：各品牌電話系統中專用的數字分機。主要起編程作用及特殊功能實現。家用普通話機不可接入此類型分機端口中。
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| 安裝集團電話好處： 如您公司人員很多，不可能為每一名員工都安排一部直線電話。即使都安排了一部直線電話這樣為將來的管理工作也帶來了隱患(主要指電話費用管理)。這樣您可考慮安裝集團電話設備。為每一名員工安排一部分機，外線打入由前臺(或電腦話務員)進行信息處理，這樣在節約費用的同時，對于外線打入者也會以最快的速度與要聯系的人聯系上。 在使用電話系統的過程中會出現如分機占線或分機無人接聽等很多種情況。如沒有安裝集團電話這樣您很可能失掉了一次在第一時間與您客戶聯系的機會。不如把這項工作交給集團電話來處理。在分機占線或無人接聽時集團電話會按您的需要把電話轉到另一處分機。如您安裝了語音信箱設備，會把此電話轉到您自已的信箱中讓客戶留言。 多種情況下您對直線電話的管理只能憑借您員工的自覺性。對話費的管理也是集團電話的一大功能。它會按您的安排為每一分機安排一個密碼，如您離開座席不知密碼的人無法使用您的分機。在安裝了計費功能后您也可對電話費用管理提出您新的看法來。計費系統會告訴您哪一位員工所打的電話費用最多或最少，打出的電話號碼及總費用等等 |
| 二、集團電話系統示意圖 |
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| 三、功能簡介 |
| 轉接分機 用戶安裝集團電話之后，可享受電話轉接功能，如外線來電總機系統內分先振鈴，由總機值班人員或電腦話務員進行轉接,接至其它分機。 顯示外線 電話系統安裝完畢后，如用戶安裝電話為多功能電話可在多功能電話外線顯示鍵上看到外線使用情況，如外線占用或正處于閑置狀態。此功能方便用戶清楚的知道使用外線情況。什么號碼占用或閑置。 長途限制 跟據用戶使用情況的安排，電話安裝工程師可進行編程。可把某一分機長途功能鎖住，限制此分機的向外撥電。您可以把公司中某些職員(在業務范圍內可不打長途電話)電話機上長途功能進行限制，這樣可為用戶節約出很多電話長途費用。 電話會議 集團電話中最多使用便為電話會議功能。此功能可把一組分機或一組外線組合在一起進行通話，也可為分機加外線。這樣在您工作中可方便的開啟一些諸如董事會，或公司內部的一些電話會議。可臨時邀請一些工作人員參加電話會議。 聲音區分 集團電話系統中分為兩種電話機，多功能電話或普通電話。在外線打入時根據電話機振鈴聲可區分外線打入或分機打入。多為外線打入2聲，分機打入3聲。 白天夜間服務分機自動轉移 用戶安裝電話系統后多為白天為固定一分機振鈴。可在下班之后，分機無人接聽或公司值班人員不能長時間在白天電話振鈴旁邊。系統中可設定在某一時間內或固定時間后如有外線來電話自動轉移至值班分機去振鈴。 內線分組 電話系統可把內線一組分機或一組外線固定在一個程序組內，外線打入可直接打入這一組分機內，這一組分機內部可設定分機振鈴，或1個分機振鈴或者幾個分機同時振鈴。這樣可方便內線外線的管理，自己部門可統一分配幾條外線，只有這一組分機可選這一組的外線向外撥電。在交電話費時，各個部門可按自已部門的電話號碼進行交費。 音樂保留 在分機進行轉接過程中，外線或分機用戶可聽到音樂保留聲。這樣會使客戶不會因為沒有任何聲音提示而掛斷電話。 回叫功能 外線轉移至分機，分機無人應答或分機占線。根據用戶要求可設定成轉移至其它分機還是回到原來分機。 號碼限制 根據用戶要求可把一組電話號碼對所有或對一部分分機進行限制。如168、268、160等一些收費電話號碼。這樣做可為公司節約很大一部分電話費用。 時鐘日期 電話系統中多功能電話顯示屏上可顯示出現在的時間及日期。 請勿打擾 可把分機設制在請勿打擾的狀態。在一定時間，分機用戶不想有任何電話來打擾。在自已的分機上撥一些代碼可方便的實現此功能。 熱線服務 系統內個別分機(無論是專用按鍵電話或普通電話)可在安裝時設定熱線服務。用戶只需提起聽筒，電話便會息動按預先輸入的熱線號碼撥電。 嚎叫提示 當通話完畢后而用戶沒有把聽筒放回正確掛機位置時，在指定的時間內系統會發出嚎叫聲提醒用戶。 聯網功能 可以把二個或更多個電話系統通過自己的網絡板聯在一起。這樣可方便實現異地通訊及語音傳遞。 號碼記憶 用戶可自己把一些分機號碼儲存在電話系統中。根據系統不同可分別儲存20-100個不等。 代接功能 代接組成員可在自已的話機上代接組內其它成員電話,也可指定專門話機上進行代接。 專線功能板 如客戶需接衛星專線，可提供相應系統板。衛星專線是指由某地到某地從當地電信局通過衛星聯至用戶交換機的線路，一般情況用戶交年租費，年租費含全年通訊費用。 自動重撥 此功能簡化在撥電時遇有占線或無人接聽而需重撥的過程。在遇到上述情況時可設定自動重撥功能，系統會自動替用戶每隔一段時間再次撥電。 遠距分機 電話系統一般在小范圍之內無任何限制，如客戶需要一遠距離分機，有些系統可提供遠距離分機板。這樣最遠可使分機距離主機2至3公里遠。 停電轉移 如系統停電，有些系統中可自帶后備電源。在后備電源也用完的情況下，有些系統可把某幾個分機作為直線來用，也就是系統把分機自動跳線為直線電話，直到來電系統自動回到原有狀態。 語音信箱 集團電話系統中可安裝店音信箱設備。外線來電由語音信箱進行轉接(指由電話語音提示進行轉接)，轉至分機，分機無人應答或占線，電話打入者可把語音存入語音信箱(語箱信箱可把分機主人原來錄制的語音提示給用戶)。分機主人可用分機或外線打入方式提取信箱中的留言。 計費功能 集團電話系統一般可提供計費接口，如不接計費軟件，可直接把打印機接到計費接口板上，這樣一一對應的把分機所打的電話號碼，時間長短，及分機號碼打印出來。如配制計費軟件可通過軟件的費率功能，把分機在一定的時間內所打的電話費用的總和存入電腦，如客戶需要用時在對分機電話費用進行分析。這樣做可大大節約電話費用的支出。 |